Cryova · Operator Guide · Chapter 6 of 6 — Draft for review

Grading & Packing

گریڈنگ و پیکنگ — کام کرنے کا طریقہ

Himalaya Cold Storage · Screens shown exactly as they appear today · English + اردو

Where this fits

یہ کام کہاں آتا ہے

The fruit has come out of the chamber and been sent to your table. You clean it, sort it, grade it, pack it into boxes — and then you write one bill for all of that work.

1 · Gate Entryگیٹ انٹری
2 · Dock Opsڈاک آپس
3 · Allocationجگہ دینا
4 · Occupancyاسٹور کی حالت
5 · Clearingنکاسی
6 · Grading & Packingگریڈنگ و پیکنگ

One bill = one whole job. The work you did, the packing material you used, and the boxes you filled — all of it is written once, in one window, and saved with one press. There is no “start job” and no “finish job”.

ایک بل = پورا ایک کام۔ جو کام کیا، جو پیکنگ کا سامان لگا، اور جتنے ڈبے بھرے — سب کچھ ایک ہی کھڑکی میں ایک بار لکھا جاتا ہے اور ایک بٹن سے محفوظ ہوتا ہے۔ نہ “کام شروع” ہے، نہ “کام ختم”۔

Who does what

کون سا کام کس کا ہے

Action	Only this role can do it	صرف یہ شخص کر سکتا ہے
Save a bill (New Bill / New bill)	Grading man `sorting_grading` — and nobody else	گریڈنگ والا `sorting_grading` — اور کوئی نہیں
Void a saved bill	Supervisor `supervisor` — and never the person who made that bill	سپروائزر `supervisor` — اور وہ شخص کبھی نہیں جس نے وہ بل بنایا
Undo the money side of a void	Accounts `financial`	حساب والا `financial`
Print / View a bill	Anyone who can open this page	جو بھی یہ صفحہ کھول سکتا ہے

A manager can open this page but cannot save a bill

Only the role sorting_grading can save. A manager admin_manager or a supervisor supervisor can open the page, press New Bill, fill in every field — and then be refused at the last press. Nothing is saved and all the typing is lost. If you are not the grading man, do not fill the form.

صرف sorting_grading بل محفوظ کر سکتا ہے۔ منیجر admin_manager یا سپروائزر supervisor صفحہ کھول سکتا ہے، New Bill دبا سکتا ہے، سارے خانے بھر سکتا ہے — اور آخری بٹن پر انکار ہو جائے گا۔ کچھ محفوظ نہیں ہوگا اور ساری محنت ضائع۔ اگر آپ گریڈنگ والے نہیں ہیں تو فارم مت بھریں۔

The waiting list

انتظار کی فہرست

Open Grading & Packing in the side menu. The top half is the work waiting for you. The bottom half is the work you already billed.

Grading and Packing page showing the pending queue and recent bills — 1New Bill — use this only for an outside customer who walked in. For a store lot, use the button in its own row instead.New Bill — یہ صرف باہر سے آئے گاہک کے لیے ہے۔ اسٹور کے لاٹ کے لیے اسی کی قطار والا بٹن استعمال کریں۔

2PENDING — SENT FROM CLEARING. Every lot here was sent to you from the Clearing screen. You cannot add a lot yourself.PENDING — SENT FROM CLEARING. یہاں کا ہر لاٹ آپ کو کلیئرنگ اسکرین سے بھیجا گیا ہے۔ آپ خود کوئی لاٹ نہیں ڈال سکتے۔

3Crates cleared — how many crates of that lot came out of the store.Crates cleared — اس لاٹ کے کتنے کریٹ اسٹور سے باہر آئے۔

4New bill on the row — the right button for a store lot. It opens the form with the lot already filled in.قطار والا **New bill** — اسٹور کے لاٹ کے لیے صحیح بٹن۔ یہ فارم کھولتا ہے اور لاٹ پہلے سے بھرا ہوتا ہے۔

5Saved means this bill is live. **Voided** means it was cancelled. Both stay on the list for ever.Saved کا مطلب بل چل رہا ہے۔ **Voided** کا مطلب منسوخ ہو گیا۔ دونوں ہمیشہ فہرست میں رہتے ہیں۔

6Red **Void** — cancels a bill. Read the Void section before you ever press this.سرخ **Void** — بل منسوخ کرتا ہے۔ دبانے سے پہلے Void والا حصہ ضرور پڑھیں۔

Two buttons, one job, two spellings

The button at the top reads New Bill with a capital B. The button inside each row reads New bill with a small b. They open exactly the same window. The only difference is that the row button already knows which lot you mean.

اوپر والے بٹن پر New Bill بڑے B کے ساتھ لکھا ہے۔ ہر قطار کے اندر والے پر New bill چھوٹے b کے ساتھ۔ دونوں بالکل ایک ہی کھڑکی کھولتے ہیں۔ فرق صرف اتنا ہے کہ قطار والا بٹن پہلے سے جانتا ہے کہ کون سا لاٹ ہے۔

If a lot is not on this list, it was never sent to you

Only lots marked Send onward (Grading & Packing) on the Clearing screen arrive here. If the grower says his fruit is at your table but the lot is not on the list, do not try to force it — tell the store man to route it from Clearing first.

صرف وہی لاٹ یہاں آتے ہیں جن پر کلیئرنگ اسکرین میں Send onward (Grading & Packing) دبایا گیا ہو۔ اگر کاشتکار کہے کہ اس کا مال آپ کی میز پر ہے مگر لاٹ فہرست میں نہیں، تو زبردستی مت کریں — اسٹور والے سے کہیں کہ پہلے کلیئرنگ سے روانہ کرے۔

Filling the bill

بل بھرنا

sorting_grading

The window is titled New Grading & Packing Bill. Fill it from top to bottom, the same order the paper bill has always been written.

New Grading and Packing Bill window showing party, graded weight, services and materials — 1Whose job is it? **Stored lot** = a grower’s fruit from this store. **External job** = an outside customer who walked in.کام کس کا ہے؟ **Stored lot** = اسی اسٹور کے کاشتکار کا مال۔ **External job** = باہر سے آیا ہوا گاہک۔

2Lot — only lots sent from Clearing appear here. If you came from the row button, it is already filled.Lot — صرف وہی لاٹ یہاں آتے ہیں جو کلیئرنگ سے بھیجے گئے۔ اگر آپ قطار والے بٹن سے آئے ہیں تو یہ پہلے سے بھرا ہوگا۔

3The two most important boxes on the whole screen. A grade (1 No.) and B grade (2 No.), in **kilograms**. Everything below is calculated from these two.پوری اسکرین کے دو سب سے اہم خانے۔ اے گریڈ (۱ نمبر) اور بی گریڈ (۲ نمبر)، **کلو** میں۔ نیچے کا سارا حساب انہی دو سے بنتا ہے۔

4Switches. Turn on only the work you actually did. The **Qty (kg)** next to it fills itself — never type it.سوئچ۔ صرف وہی کام آن کریں جو واقعی کیا۔ ساتھ والا **Qty (kg)** خود بھر جاتا ہے — کبھی خود مت لکھیں۔

5Add material — for boxes, trays, paper, tape. Each one you enter is also taken out of the store’s stock.Add material — ڈبے، ٹرے، کاغذ، ٹیپ کے لیے۔ جو بھی لکھیں گے وہ اسٹور کے اسٹاک سے بھی کٹ جائے گا۔

6Count (fruits/box) — leave it empty if you do not count fruits. Plums are sold by weight only.Count (fruits/box) — اگر آپ پھل نہیں گنتے تو خالی چھوڑ دیں۔ آلوبخارا صرف وزن سے بکتا ہے۔

If both weight boxes are empty, no work can be billed

A grade (1 No.) kg plus B grade (2 No.) kg added together is the quantity for every service line — cleaning, sorting, grading, packing. If both are blank, that total is zero, and no service can go on the bill at all. Weigh the fruit and write the real kilograms before anything else.

A grade (1 No.) kg اور B grade (2 No.) kg کو جوڑ کر جو بنتا ہے، وہی ہر سروس کی مقدار ہے — کلیننگ، سورٹنگ، گریڈنگ، پیکنگ۔ اگر دونوں خالی ہوں تو یہ جوڑ صفر ہے، اور بل پر کوئی سروس چڑھ ہی نہیں سکتی۔ سب سے پہلے مال تولیں اور اصل کلو لکھیں۔

DANGER — material quantity is in kg, but the rate is per gram

On a material row, the quantity box reads Qty (kg) and the rate box right beside it reads Rate (₹/g) — that is rupees per gram, not per kilo. If you write the per-kilo rate there, the bill comes out one thousand times too big. Divide the per-kilo rate by 1000 before typing it. ₹50 per kilo must be written as 0.05.

میٹیریل کی قطار میں مقدار کا خانہ Qty (kg) ہے، اور بالکل ساتھ ریٹ کا خانہ Rate (₹/g) — یعنی فی گرام روپے، فی کلو نہیں۔ اگر آپ نے فی کلو ریٹ لکھ دیا تو بل ہزار گنا بڑا بن جائے گا۔ لکھنے سے پہلے فی کلو ریٹ کو ۱۰۰۰ سے تقسیم کریں۔ ۵۰ روپے فی کلو کو 0.05 لکھنا ہوگا۔

Box on screen	Must you fill it?	لازمی ہے یا نہیں؟
Lot (Stored lot)	Yes. Save stays grey without it.	ہاں۔ اس کے بغیر Save گرے رہے گا۔
Customer name + Customer phone (External job)	Yes, both. The phone must be exactly 10 digits — no more, no less.	ہاں، دونوں۔ فون بالکل ۱۰ ہندسوں کا ہو — نہ کم، نہ زیادہ۔
A grade / B grade kg	No red star, but nothing can be billed for work without them. Treat them as required.	سرخ ستارہ نہیں ہے، مگر ان کے بغیر کام کا بل بن ہی نہیں سکتا۔ انہیں لازمی سمجھیں۔
Service Rate (₹/kg)	Optional. Leave it blank and it saves as Rate pending — Accounts fills it later.	اختیاری۔ خالی چھوڑیں تو Rate pending کے ساتھ محفوظ ہو جائے گا — حساب والا بعد میں بھر دے گا۔
Material item + Qty	If you start a row, both are required. A half-filled row blocks the save.	اگر قطار شروع کر دی تو دونوں لازمی۔ آدھی بھری قطار Save روک دیتی ہے۔
Packed Box + Qty	If you start a row, both are required.	اگر قطار شروع کر دی تو دونوں لازمی۔
Packed Count / Style / Rate	Optional — even though the column headings look the same as the required ones.	اختیاری — چاہے ان کے کالم کا نام لازمی والوں جیسا ہی لگتا ہو۔
Prints as	Never typed. The computer fills it from the Count you wrote.	کبھی خود نہیں لکھا جاتا۔ کمپیوٹر آپ کے لکھے Count سے خود بھر دیتا ہے۔
Spot payment (₹, optional)	For a store lot, leave empty — it goes on the grower’s ledger. Fill it only for cash taken from a walk-in customer.	اسٹور کے لاٹ کے لیے خالی چھوڑیں — یہ کاشتکار کے کھاتے میں جائے گا۔ صرف باہر کے گاہک سے لیے نقد کے لیے بھریں۔

The Grand total does not include the blank rates

The big number at the bottom is only the lines that have a rate. Any line you left blank is not counted in it. The only sign is one small orange line underneath: “+ N pending-rate lines”. If you see that orange line, the real amount is higher than the big number. Never quote the Grand total to a grower while that orange line is showing.

نیچے کا بڑا نمبر صرف ان سطروں کا ہے جن میں ریٹ لکھا ہے۔ جو سطر آپ نے خالی چھوڑی، وہ اس میں شامل نہیں۔ اس کا واحد اشارہ نیچے ایک چھوٹی نارنجی سطر ہے: “+ N pending-rate lines”۔ اگر یہ نارنجی سطر نظر آ رہی ہو تو اصل رقم بڑے نمبر سے زیادہ ہے۔ نارنجی سطر موجود ہو تو کاشتکار کو Grand total کبھی مت بتائیں۔

Press Save & Print Bill, not Save

Save stores the bill silently. Save & Print Bill stores it and opens the printed bill at once. The printed bill spells out the pending-rate lines more honestly than the screen does. Give the grower the printed copy.

Save بل چپ چاپ محفوظ کر دیتا ہے۔ Save & Print Bill محفوظ کر کے فوراً چھپا ہوا بل کھول دیتا ہے۔ چھپا ہوا بل باقی ریٹ والی سطروں کو اسکرین سے زیادہ صاف لکھتا ہے۔ کاشتکار کو چھپی ہوئی کاپی دیں۔

Saving takes the material out of the store’s stock at the same moment

A bill is not just a paper. The moment it saves, every material and every box you wrote is deducted from the store’s stock. If the store does not have that much, the whole bill is refused — not just that one line.

بل صرف کاغذ نہیں ہے۔ جیسے ہی محفوظ ہوتا ہے، آپ نے جتنا سامان اور جتنے ڈبے لکھے، سب اسٹور کے اسٹاک سے کٹ جاتے ہیں۔ اگر اسٹور میں اتنا مال نہ ہو تو پورا بل رد ہو جاتا ہے — صرف وہ ایک سطر نہیں۔

Outside customers

باہر کے گاہک

Press External job at the top of the window. The Lot box disappears and two new boxes appear instead: Customer name and Customer phone. Both are required and the phone must be exactly 10 digits.

کھڑکی کے اوپر External job دبائیں۔ Lot کا خانہ غائب ہو جاتا ہے اور اس کی جگہ دو نئے خانے آتے ہیں: Customer name اور Customer phone۔ دونوں لازمی ہیں اور فون بالکل ۱۰ ہندسوں کا ہو۔

An outside bill never touches any grower’s account

A walk-in job is cash work for a stranger. It is never added to any grower’s ledger, and it never appears in anyone’s season account. Take the money at the counter and write it in Spot payment.

باہر کا کام کسی اجنبی کا نقد کام ہوتا ہے۔ یہ کبھی کسی کاشتکار کے کھاتے میں نہیں جاتا، اور نہ کسی کے سیزن کے حساب میں آتا ہے۔ کاؤنٹر پر پیسے لیں اور Spot payment میں لکھ دیں۔

Never use External job for a grower of this store

If a grower’s fruit is billed as an external job, his ledger will never show the charge — the store simply loses that money. If the lot is on the pending list, use Stored lot.

اگر اسی اسٹور کے کاشتکار کا مال باہر کے کام کے طور پر بل ہو گیا، تو اس کے کھاتے میں یہ خرچہ کبھی نہیں چڑھے گا — اسٹور کا وہ پیسہ ضائع۔ اگر لاٹ انتظار کی فہرست میں ہے تو Stored lot ہی استعمال کریں۔

Correcting a bill — Void

بل درست کرنا — Void

supervisorfinancialsorting_grading — cannot void own bill

A saved bill can never be edited. Not one number. The only way to fix a mistake is to Void the whole bill and write a fresh one. The old bill stays on the list for ever, marked Voided.

محفوظ شدہ بل میں کبھی ترمیم نہیں ہو سکتی۔ ایک نمبر بھی نہیں۔ غلطی ٹھیک کرنے کا واحد طریقہ یہ ہے کہ پورا بل Void کریں اور نیا لکھیں۔ پرانا بل ہمیشہ فہرست میں Voided لکھا ہوا رہتا ہے۔

You can never void a bill you made yourself

Even if you hold the supervisor role, the computer will refuse to let you cancel your own bill. This is on purpose and it can never be turned off. Another supervisor must do it. Do not keep trying — call somebody.

چاہے آپ کے پاس supervisor کا اختیار ہو، کمپیوٹر آپ کو اپنا بنایا ہوا بل منسوخ نہیں کرنے دے گا۔ یہ جان بوجھ کر ہے اور کبھی بند نہیں کیا جا سکتا۔ کوئی دوسرا سپروائزر ہی کرے گا۔ بار بار کوشش مت کریں — کسی کو بلائیں۔

A void really needs two people

Cancelling a bill is two separate jobs. The supervisor cancels the bill itself. The accounts person then has to undo the money side. One person almost never holds both roles, so plan for two.

بل منسوخ کرنا دو الگ کام ہیں۔ سپروائزر بل خود منسوخ کرتا ہے۔ پھر حساب والے کو پیسے والا حصہ واپس کرنا پڑتا ہے۔ عام طور پر ایک شخص کے پاس دونوں اختیار نہیں ہوتے، اس لیے دو بندے سوچ کر رکھیں۔

The orange bar after a void is normal — do not panic

After a void you will very often see an orange bar reading:
“Bill voided, but its billing charges could not be reversed: … . Reverse them from Billing before re-billing this lot.”
This is not a failure. The bill was cancelled. It only means the money side is still waiting. Tell the accounts person, and do not write the new bill until they have done their part.

Void کے بعد اکثر نارنجی پٹی نظر آتی ہے جس پر لکھا ہوتا ہے: “Bill voided, but its billing charges could not be reversed: … . Reverse them from Billing before re-billing this lot.” یہ ناکامی نہیں ہے۔ بل منسوخ ہو چکا ہے۔ صرف اتنا مطلب ہے کہ پیسے والا حصہ باقی ہے۔ حساب والے کو بتائیں، اور جب تک وہ اپنا کام نہ کر لے، نیا بل مت لکھیں۔

What happens on a void	Plain English	آسان الفاظ میں
Material and boxes	Everything the bill took out of stock goes back into stock.	بل نے اسٹاک سے جو کچھ نکالا تھا، سب واپس اسٹاک میں آ جاتا ہے۔
The lot	It comes back into the Pending list, ready for a fresh bill.	لاٹ دوبارہ Pending فہرست میں آ جاتا ہے، نئے بل کے لیے تیار۔
The old bill	Stays on the list for ever, marked Voided. It is never deleted.	فہرست میں ہمیشہ رہتا ہے، Voided لکھا ہوا۔ کبھی مٹتا نہیں۔
The void itself	Cannot be undone. Write a fresh bill instead.	واپس نہیں ہو سکتا۔ اس کے بجائے نیا بل لکھیں۔

If the screen shows red writing

اگر اسکرین پر سرخ تحریر آئے

The computer sometimes shows technical English. Find your message below and do what the last column says.

What the screen says	What it means — do this	مطلب — یہ کریں
`insufficient stock: have {n}, want {n}`	The store does not have that much material. The whole bill was refused. Reduce the quantity, or get the stock entered first.	اسٹور میں اتنا سامان نہیں ہے۔ پورا بل رد ہو گیا۔ مقدار کم کریں، یا پہلے اسٹاک درج کروائیں۔
`lot is not routed onward for processing at the Clearing Board (routing must be processing)`	This lot was sent straight to billing, not to your table. You cannot bill it. Tell the store man to re-route it from Clearing.	یہ لاٹ سیدھا بلنگ کو بھیجا گیا تھا، آپ کی میز پر نہیں۔ آپ اس کا بل نہیں بنا سکتے۔ اسٹور والے سے کہیں کہ کلیئرنگ سے دوبارہ روانہ کرے۔
`outward: not authorized to void this grading & packing bill`	Either you are not a supervisor, or this is your own bill. Another supervisor must cancel it.	یا تو آپ سپروائزر نہیں ہیں، یا یہ آپ ہی کا بنایا ہوا بل ہے۔ کوئی دوسرا سپروائزر ہی منسوخ کرے گا۔
`a bill needs at least one service line, material line, or packed row`	The bill is completely empty. Switch on a service, or add a material, or add a packed row.	بل بالکل خالی ہے۔ کوئی سروس آن کریں، یا میٹیریل ڈالیں، یا پیکڈ قطار ڈالیں۔
`customer_name and customer_phone are required for an external bill`	An outside job needs the customer’s name and a 10-digit phone. Fill both.	باہر کے کام کے لیے گاہک کا نام اور ۱۰ ہندسوں کا فون چاہیے۔ دونوں بھریں۔
`requires one of roles: sorting_grading`	Only the grading man can save a bill. Nothing was saved. Call him.	صرف گریڈنگ والا بل محفوظ کر سکتا ہے۔ کچھ محفوظ نہیں ہوا۔ اسے بلائیں۔
`N material row(s) are incomplete — pick an item and enter a qty, or remove the row.`	Orange writing, not red. A row is half done. Finish it or press Remove on it.	نارنجی تحریر ہے، سرخ نہیں۔ کوئی قطار آدھی رہ گئی۔ اسے مکمل کریں یا اس پر Remove دبائیں۔
`this box weight is not linked to an inventory item`	That box size is not set up in the store’s stock list. You cannot fix it here — call the office.	وہ ڈبے کا سائز اسٹور کی اسٹاک لسٹ میں سیٹ نہیں ہے۔ یہ آپ یہاں ٹھیک نہیں کر سکتے — دفتر کو بتائیں۔

Long codes inside a message — ignore them

Some red lines carry a 36-character code, like 3f9a1c62-8d47-4b5e-a1f0-72c9d4e6b038. That is the computer’s own name for a lot or a bill. It is not a lot number and not a bill number. Read only the plain words around it, and call a supervisor.

کچھ سرخ سطروں میں ۳۶ ہندسوں کا کوڈ ہوتا ہے، جیسے اوپر۔ یہ کمپیوٹر کا اپنا نام ہے کسی لاٹ یا بل کے لیے۔ یہ نہ لاٹ نمبر ہے نہ بل نمبر۔ صرف آس پاس کے سیدھے الفاظ پڑھیں، اور سپروائزر کو بلائیں۔

Never do this

Never write a rate you are not sure of just to make the Grand total look complete. A blank rate is safe — Accounts will fill it in. A wrong rate becomes a wrong bill for the grower, and it cannot be edited afterwards.

صرف Grand total پورا دکھانے کے لیے کبھی ایسا ریٹ مت لکھیں جس کا آپ کو یقین نہ ہو۔ خالی ریٹ محفوظ ہے — حساب والا بعد میں بھر دے گا۔ غلط ریٹ کاشتکار کا غلط بل بن جاتا ہے، اور بعد میں اس میں ترمیم نہیں ہو سکتی۔